Případová studie ČSK

SNĚM ČESKÉ STOMATOLOGICKÉ KOMORY ZA DODRŽENÍ VŠECH OPATŘENÍ

SHRNUTÍ

• Po úspěšném prosincovém sněmu se v prostorách Kongresového centra Praha (KCP) na konci února 2021 konal opětovně sněm České stomatologické komory (ČSK).
• Pro klienta bylo zásadní dodržení veškerých hygienických nařízení pro uskutečnění sněmu, který bylo možné konat v souladu s tehdy platnými pravidly.
• Základní požadavek byl využití dostatečně velkého prostoru pro dodržení rozestupů mezi jednotlivými stoly.
• KCP klientovi nabídlo nejvhodnější prostory pro splnění rozestupů při daném počtu účastníků a zároveň prezentovalo veškeré hygienické standardy zavedené na základě aktuálních vládních opatření.

 

ŘEŠENÍ

ČSK měla sněm připravený i v online podobě. „Měli jsme připravenu on-line variantu, ale když vláda vydala pár dní před termínem jednání nová pravidla, která umožnila konat volební jednání orgánů právnických osob, rádi jsme této možnosti využili. Podmínkou samozřejmě bylo dodržení všech předepsaných opatření“, říká Mgr. Jiří Slavík, právník České stomatologické komory. 

• Účastnilo se přes 80 členů komory a účastníci volili svého prezidenta na další čtyři roky.
• Sněm trval 6 hodin a proběhl za dodržení všech aktuálních vládních opatření.

 

PLÁNOVÁNÍ AKCE

 
„Vzhledem k tomu, že ČSK v KCP již akci měla, věděli jsme co očekávat a na co se připravit. Oproti prosinci platily v únoru přísnější hygienické podmínky, čemuž se bylo nutné přizpůsobit. V prosinci měli účastníci například servírovaný oběd ve foyer, kde se dodržely tehdy platné předpisy – max. 4 osoby u stolu a rozestupy. V únoru již servírovaný oběd nebyl možný a bylo nutné řešit stravování jiným způsobem“, říká Irena Votrubová.
Také byly splněny další hygienické požadavky:

• Antigenní testování při vstupu do budovy pro účastníky, kteří nepředložili negativní výsledek antigenního testu v souladu s vládními opatřeními.
• Místo pro kontrolu testů a případné testování bylo po vzájemné domluvě s klientem snadno domluveno.
• Klient také uvítal, že máme nastaveny podmínky pro dezinfekci prostor, mobiliáře apod.

Velkou výhodou KCP je přetlaková klimatizace prostor, která funguje na principu odvádění použitého vzduchu mimo budovu a nový je nasáván v parku směrem na Vyšehrad.
 
Současné podmínky byly také zohledněny při uzavírání Nájemní smlouvy. Obchodní manažerka akce, Eva Kočiříková říká, „V případě neumožnění konání akce v daném termínu kvůli COVID -19 jsme připravení s klientem situaci řešit.“
V únoru se situace zhoršovala ze dne na den a klient do poslední chvíle nevěděl, zda bude moci akci v našich prostorách uskutečnit. KCP vyšlo klientovi maximálně vstříc a umožnilo potvrdit akci v nejzazším termínu, tj. 1 týden před komunikovaným termínem. 
 

REALIZACE AKCE

• Při tomto počtu účastníků se vstupovalo jedním vchodem.
• U větších akcí účastníky umíme rozdělit na několik vstupů (rozlišné časy a barevné odlišení tras) – vše samozřejmě dle aktuálních hygienických předpisů.
• U každého vstupu, šaten a sálů byly vyvěšeny instrukce s aktuálními nařízeními. Dodržování nařízení se kontroluje na základě domluvy mezi KCP a klientem.
• Občerstvení, které poskytlo Zátiší catering group, bylo zabaleno do krabiček a založeno přímo na stolech účastníků. Servírováno nebylo vůbec nic.
• Nařízení o rozestupech v době občerstvení bylo tedy dodrženo a samozřejmostí byla pravidelná dezinfekce všech ploch.

 

HODNOCENÍ

„Vzhledem k předchozí zkušenosti s touto akcí bylo domluvení podmínek, komunikace s klientem a příprava konání sněmu bez větších výzev“, říká Irena Votrubová, Manažerka produkce KCP.
Za uplynulý rok jsme při akcích začali aplikovat všechna nová hygienická opatření co se týkají úklidu a dezinfekce prostor. Také máme vypracovaný plán celé budovy s dvoumetrovými rozestupy.
 

VÝZVA K AKCI

Rádi u nás přivítáme i Vaši akci! Ať již prezenční formou za dodržení všech vládních opatření, rádi zajistíme hybridní konferenci nebo poskytneme naše unikátně technologicky vybavené virtuální studio.


Zpět na Případové studie